Comunicazione efficace sul lavoro: non conta solo ciò che dici
Comunicazione efficace sul lavoro: non conta solo ciò che dici Non è quello che dici. È quello che arriva. Comunicare...
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Non puoi cambiare tutte le persone che incontri. Puoi cambiare il modo in cui scegli di stare nelle relazioni.
Nel lavoro incontriamo ogni giorno persone diverse.
Colleghi, responsabili, collaboratori, clienti, fornitori.
Ognuno di questi è una persona con carattere, aspettative, abitudini e modalità di comunicazione differenti dalle nostre.
E quando una relazione professionale diventa faticosa, la prima domanda che ci viene spontanea è spesso:
“Perché gli altri mi trattano così?”
Ma ce n’è un’altra, forse più utile:
Non significa assumersi la responsabilità di tutto ciò che accade.
Significa riconoscere che, anche quando non possiamo controllare il comportamento degli altri, possiamo lavorare sul nostro modo di comunicare, reagire e stare nella relazione.
Ed è spesso da qui che inizia un cambiamento concreto.
Quando pensiamo a un problema relazionale sul lavoro, tendiamo naturalmente a concentrarci sul comportamento dell’altra persona.
Ma fermarsi solo qui rischia di lasciarci senza margine d’azione.
Una domanda più utile può essere:
Che cosa sto facendo io dentro questa dinamica?
Sto dicendo davvero ciò che penso?
Sto comunicando chiaramente ciò di cui ho bisogno?
Sto mettendo dei confini o sto aspettando che gli altri li intuiscano?
Sto evitando un confronto per paura del conflitto?
Sto cercando approvazione anche quando questo mi porta ad accettare situazioni che non mi stanno bene?
Queste domande non servono a colpevolizzarsi, anzi: servono a recuperare una parte di potere personale.
Molte delle nostre modalità relazionali non iniziano sul posto di lavoro.
Le portiamo con noi.
C’è chi tende a compiacere,chi evita il conflitto,chi sente il bisogno di dimostrare continuamente il proprio valore…
Sono comportamenti che spesso diventano automatici.
E proprio perché automatici, possiamo non accorgerci di quanto influenzino le nostre relazioni professionali.
Per esempio, una persona che evita sistematicamente il conflitto può dire sempre “va bene” anche quando non va bene affatto.
All’inizio può sembrare collaborazione.
Nel tempo, però, possono arrivare sovraccarico, frustrazione e risentimento.
Il problema quindi non è solo imparare a comunicare meglio.
È imparare a riconoscere come comunichiamo quando entriamo in automatico.
Comunicare in modo efficace non significa dire tutto ciò che ci passa per la testa.
E non significa neppure diventare aggressivi per “farsi rispettare”.
Significa riuscire a esprimere il proprio punto di vista in modo chiaro, rispettoso e coerente.
In ambito professionale può voler dire:
Molte tensioni lavorative non nascono perché le persone hanno opinioni diverse.
Nascono perché quelle differenze vengono comunicate male, troppo tardi o non vengono comunicate affatto.
Il desiderio di essere apprezzati è umano.
Ma quando diventa il criterio principale con cui prendiamo decisioni, può creare difficoltà anche sul lavoro.
Possiamo accettare continuamente compiti extra.
Evitare di esprimere un’opinione diversa.
Dire sì quando vorremmo dire no.
Non chiedere un riconoscimento.
Non segnalare un comportamento che ci crea disagio.
Tutto per evitare il rischio di essere giudicati, criticati o considerati “difficili”.
Il risultato, però, è che gli altri ricevono informazioni poco chiare su ciò che per noi è accettabile.
Se dici sempre sì, gli altri potrebbero semplicemente pensare che per te vada bene.
Se non esprimi mai un bisogno, potrebbero non sapere che esiste.
Se non metti un confine, è difficile aspettarsi che venga rispettato.
Nel lavoro, dire no viene spesso vissuto come qualcosa di rischioso.
Ma un no chiaro può essere molto più professionale di un sì pronunciato controvoglia e poi gestito male.
Pensiamo alla differenza tra:
“Va bene, faccio tutto.”
e:
“Posso occuparmene, ma per farlo entro venerdì devo spostare quest’altra attività. Quale delle due ha la priorità?”
Nel secondo caso non stiamo semplicemente rifiutando.
Stiamo comunicando un limite, proponendo una soluzione e rendendo visibili le conseguenze di una scelta.
Questa è comunicazione assertiva.
E può migliorare enormemente il modo in cui collaboriamo.
La PNL, Programmazione Neuro-Linguistica, può essere utilizzata come strumento di osservazione dei modelli attraverso cui interpretiamo e comunichiamo ciò che accade.
Uno degli aspetti interessanti, nelle relazioni professionali, è imparare a distinguere tra un evento e l’interpretazione che gli attribuiamo.
Un responsabile non risponde a una mail.
L’evento è questo.
Poi possono iniziare le interpretazioni:
“Non considera importante quello che faccio.”
“È arrabbiato con me.”
“Non mi rispetta.”
“Ho sicuramente sbagliato qualcosa.”
A quel punto non reagiamo più all’evento.
Reagiamo alla nostra interpretazione dell’evento.
E questo può modificare il nostro comportamento.
Magari diventiamo più freddi e più difensivi.
Oppure arriviamo alla conversazione già convinti delle intenzioni dell’altra persona.
Imparare a riconoscere questo passaggio può aiutarci a costruire risposte più consapevoli.
Nel lavoro ( e nella vita) facciamo continuamente inferenze.
Interpretiamo un tono, un’espressione,un silenzio.
Farlo è normale.
Il problema nasce quando confondiamo la nostra interpretazione con un fatto.
“Non ha risposto” è un fatto.
“Non gli interessa il mio lavoro” è un’interpretazione.
“Durante la riunione mi ha interrotto tre volte” è un comportamento osservabile.
“Vuole mettermi in difficoltà” è un’interpretazione.
Questa distinzione può sembrare semplice, ma nelle relazioni professionali è potentissima.
Perché permette di passare dall’accusa alla verifica.
Da:
“Tu non mi rispetti.”
a:
“Durante la riunione sono stato interrotto diverse volte e faccio fatica a esporre il mio punto di vista. Possiamo trovare un modo diverso per gestire il confronto?”
Il problema resta.
Ma cambia completamente il modo in cui viene affrontato.
Questo principio vale ancora di più per chi ricopre un ruolo di responsabilità.
Un leader può chiedere apertura, autonomia e collaborazione.
Ma deve anche domandarsi:
Il mio modo di comunicare rende davvero possibile tutto questo?
Se ogni errore genera una reazione aggressiva, le persone tenderanno a nasconderli.
Se ogni idea diversa viene vissuta come una critica, il team smetterà di proporre.
La leadership non riguarda solo ciò che chiediamo agli altri.
Riguarda anche la qualità della relazione che costruiamo mentre lo chiediamo.
Guidare un team richiede competenze tecniche, organizzative e decisionali.
Ma richiede anche una buona capacità di auto-osservazione.
Una risposta brusca può chiudere un confronto mentre domanda ben posta può aprirlo.
Un conflitto coinvolge almeno due parti.
E non sempre possiamo scegliere come l’altra persona si comporterà.
Possiamo però scegliere come entrare nel confronto.
Prima di affrontare una conversazione difficile, può essere utile chiedersi:
Che risultato voglio ottenere?
Sto cercando una soluzione o voglio dimostrare di avere ragione?
Quali sono i fatti e quali sono invece le mie interpretazioni?
Qual è il bisogno che sto cercando di comunicare?
Sto parlando del comportamento o sto giudicando la persona?
Questo cambia la qualità della conversazione.
Perché se entro nel confronto con l’obiettivo di attaccare, l’altra persona probabilmente si difenderà.
Se entro per chiarire, aumenta la possibilità di costruire uno spazio di dialogo.
Non garantisce che il conflitto si risolva.
Ma cambia profondamente la parte che dipende da noi.
All’interno delle aziende si parla spesso di problemi di motivazione, collaborazione o performance.
Ma dietro alcuni di questi problemi possono esserci dinamiche relazionali irrisolte.
Ruoli poco chiari.
Aspettative mai esplicitate.
Feedback inesistenti.
Confini confusi.
Conflitti evitati.
Responsabilità poco definite.
Comunicazione indiretta.
In questi casi chiedere semplicemente alle persone di “collaborare di più” può non essere sufficiente.
Serve lavorare sul modo in cui le persone interagiscono.
Ed è qui che percorsi di coaching per team e leader e formazione sulla comunicazione possono diventare particolarmente utili.
Un percorso di coaching non serve a stabilire chi ha ragione e chi ha torto.
Può invece aiutare persone, manager e gruppi di lavoro a osservare le proprie modalità relazionali.
Per esempio:
come vengono gestiti i conflitti?
Come vengono comunicati i bisogni?
Come si reagisce alle critiche?
Quanto sono chiari ruoli e aspettative?
Quanto spazio viene dato al confronto?
Quali comportamenti vengono ripetuti anche quando non producono il risultato desiderato?
L’obiettivo non è creare relazioni senza problemi.
Probabilmente non esistono.
L’obiettivo è sviluppare strumenti per gestire le relazioni professionali in modo più consapevole ed efficace.
Una delle consapevolezze più importanti nelle relazioni riguarda proprio il confine tra ciò che dipende da noi e ciò che non dipende da noi.
Non possiamo obbligare un collega ad ascoltarci.
Non possiamo impedire a un cliente di essere difficile.
Non possiamo controllare ogni reazione di un collaboratore.
Ma possiamo scegliere se essere chiari.
Possiamo decidere quali confini comunicare.
Possiamo scegliere quali comportamenti accettare.
Possiamo verificare prima di interpretare.
Possiamo imparare a dire no.
Possiamo cambiare il modo in cui affrontiamo un conflitto.
Possiamo smettere di ripetere strategie che non funzionano.
Ed è qui che la relazione comincia davvero da noi.
Prova a chiederti:
Come sto comunicando il mio valore?
Sto dicendo chiaramente ciò di cui ho bisogno?
Quali confini sto mettendo?
Quali comportamenti continuo ad accettare?
Quale schema tendo a ripetere nelle relazioni professionali?
Come reagisco quando mi sento messo in discussione?
Il mio modo di comunicare mi sta portando verso il risultato che desidero?
Non sempre le risposte saranno immediate.
Ma iniziare a porsi queste domande sposta il focus.
Dall’attesa che cambino gli altri alla possibilità di cambiare il proprio modo di stare nella relazione.
Perché la relazione inizia da te!
Questo non significa che ogni problema dipenda da te.
E non significa che tu debba adattarti a qualsiasi comportamento.
Significa riconoscere che il tuo modo di comunicare è una parte della relazione sulla quale puoi intervenire.
Puoi imparare a osservare i tuoi automatismi, comunicare meglio e stabilire confini chiari. Poi inoltre imparare a gestire il conflitto senza evitarlo né trasformarlo in uno scontro.
A distinguere un fatto dall’interpretazione che ne dai.
A scegliere risposte diverse.
Come sai non puoi cambiare tutte le persone che incontri,
Le difficoltà relazionali sul lavoro raramente si risolvono chiedendo semplicemente alle persone di “comunicare meglio”.
Occorre capire come stanno comunicando oggi, quali automatismi entrano in gioco e quali nuove modalità possono essere sviluppate.
Lavoro con professionisti, manager, leader e team attraverso percorsi dedicati alla comunicazione, alle relazioni professionali e alla crescita delle persone all’interno delle organizzazioni.
