Comunicazione efficace sul lavoro: non conta solo ciò che dici
Comunicazione efficace sul lavoro: non conta solo ciò che dici Non è quello che dici. È quello che arriva. Comunicare...
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Comunicare non significa parlare. Significa riuscire a incontrare l’altro.
Quante volte, dopo una discussione o un confronto, ci siamo ritrovati a dire:
“Ma io non volevo dire questo.”
Succede nelle relazioni personali, ma molto più spesso di quanto immaginiamo succede anche sul lavoro.
Un responsabile pensa di aver dato un’indicazione chiara, ma il collaboratore la percepisce come una critica.
Un collega vuole essere diretto e viene interpretato come aggressivo.
Un feedback nato con l’intenzione di aiutare genera invece chiusura e difesa.
Il punto è che la nostra intenzione non coincide necessariamente con l’effetto che produciamo.
Ed è proprio nello spazio tra ciò che vogliamo comunicare e ciò che l’altro comprende che nascono molti dei conflitti, delle incomprensioni e delle tensioni all’interno delle organizzazioni.
In azienda siamo abituati a pensare alla comunicazione soprattutto in termini di contenuti:
cosa devo dire, quali informazioni devo trasmettere, quali istruzioni devo fornire.
Ma ogni messaggio contiene molto più delle parole che scegliamo.
Il tono della voce, il ritmo, lo sguardo, la postura, il momento in cui decidiamo di parlare e persino ciò che non diciamo contribuiscono a costruire il significato percepito dall’altra persona.
Pensiamo a una frase apparentemente semplice:
“Questo lavoro va rivisto.”
Può essere comunicata come un invito al miglioramento, come una critica, come una richiesta di collaborazione oppure come una svalutazione.
Le parole sono le stesse.
Quello che cambia è come arrivano.
E nel contesto professionale questa differenza può avere conseguenze concrete sulla motivazione, sulla fiducia e sulla qualità delle relazioni.
Uno dei principi utili della Programmazione Neuro-Linguistica invita a osservare la comunicazione attraverso la risposta che genera.
Questo significa spostare l’attenzione da:
“Io mi sono spiegato bene.”
a:
“Il mio messaggio è stato compreso nel modo in cui volevo?”
È un cambiamento apparentemente piccolo, ma molto importante.
Quando comunichiamo tendiamo infatti a partire dal nostro punto di vista, dal nostro linguaggio e dal nostro modo di interpretare una situazione.
L’altra persona, però, riceve quelle informazioni attraverso la propria esperienza, le proprie aspettative, il proprio ruolo e il proprio modo di leggere la realtà.
In altre parole, non stiamo necessariamente guardando la stessa situazione con gli stessi occhi.
Essere consapevoli di questa differenza permette di comunicare in maniera molto più efficace.
Uno degli aspetti più interessanti della PNL riguarda proprio il concetto di mappa o modello del mondo.
Ognuno di noi interpreta la realtà attraverso una propria mappa costruita nel tempo: esperienze, convinzioni, valori, abitudini, cultura e contesto influenzano il modo in cui attribuiamo significato a ciò che accade.
Questo vale anche in azienda.
Un manager può considerare un feedback molto diretto come un segno di trasparenza.
Un collaboratore potrebbe percepirlo come mancanza di riconoscimento.
Una persona può considerare normale ricevere indicazioni molto dettagliate.
Un’altra potrebbe interpretarle come mancanza di fiducia nelle proprie capacità.
Chi dei due ha ragione?
Spesso non è questa la domanda più utile.
La domanda diventa piuttosto:
“Come posso comunicare affinché il messaggio possa essere realmente compreso dall’altra persona?”
Essere assertivi non significa dire sempre quello che pensiamo senza filtri.
Significa riuscire a esprimere bisogni, opinioni, richieste e limiti in maniera chiara, rispettando contemporaneamente il proprio punto di vista e quello dell’altro.
Nel mondo del lavoro questa capacità diventa particolarmente importante quando dobbiamo:
Una comunicazione assertiva non rinuncia alla chiarezza.
La rende però compatibile con la relazione.
C’è una grande differenza, ad esempio, tra dire:
“Non hai capito quello che ti avevo chiesto.”
e dire:
“Credo che ci sia stata una differenza tra ciò che intendevo comunicare e ciò che è stato recepito. Proviamo a chiarirla.”
Nel primo caso cerchiamo il responsabile dell’errore.
Nel secondo cerchiamo una soluzione.
Una delle competenze più sottovalutate nella comunicazione professionale è l’ascolto.
Molto spesso, mentre l’altra persona parla, non stiamo realmente ascoltando.
Stiamo preparando la nostra risposta.
Cerchiamo conferme alla nostra posizione, interpretiamo rapidamente ciò che sentiamo oppure pensiamo già a come controbattere.
L’ascolto efficace richiede invece curiosità.
Significa cercare di capire non soltanto cosa l’altro sta dicendo, ma anche quale significato attribuisce alle proprie parole.
Domande semplici possono cambiare completamente una conversazione:
“Cosa intendi esattamente?”
“Come hai interpretato quello che ti ho detto?”
“Cosa ti servirebbe per poter procedere?”
Sono domande che permettono di uscire dalla logica del confronto e di entrare in quella della comprensione.
Uno dei momenti in cui la differenza tra intenzione e percezione emerge con maggiore chiarezza è il feedback.
Chi lo dà pensa spesso di fornire indicazioni utili.
Chi lo riceve può invece sentirsi giudicato.
Per questo un feedback efficace dovrebbe concentrarsi soprattutto su comportamenti osservabili e situazioni concrete, evitando di trasformare un episodio in un giudizio sulla persona.
C’è una differenza profonda tra:
“Sei poco preciso.”
e:
“Nel documento inviato ieri mancavano alcune informazioni necessarie. Vediamo come possiamo strutturarlo diversamente la prossima volta.”
La prima frase definisce la persona.
La seconda descrive un comportamento e apre uno spazio per il miglioramento.
Quando una comunicazione permette all’altro di restare nel dialogo, aumenta anche la probabilità che produca un cambiamento reale.
Una buona comunicazione aziendale non serve soltanto a creare un clima più piacevole.
Ha conseguenze concrete.
Riduce incomprensioni ed errori, rende più semplici i processi decisionali, facilita la gestione dei conflitti e permette alle persone di sentirsi più sicure nel confrontarsi.
Soprattutto, crea le condizioni perché i problemi emergano prima di diventare criticità.
In un’organizzazione nella quale le persone hanno paura di parlare, chiedere chiarimenti o esprimere un disaccordo, la comunicazione può apparire tranquilla in superficie mentre le difficoltà continuano ad accumularsi.
Una cultura realmente orientata alla comunicazione non elimina il conflitto.
Rende possibile attraversarlo in maniera costruttiva.
Prima di una conversazione importante, di un feedback o di una riunione, può essere utile fermarsi per qualche secondo e chiedersi:
Qual è il risultato che voglio ottenere da questa comunicazione?
Voglio dimostrare di avere ragione?
Voglio semplicemente esprimere la mia frustrazione?
Oppure voglio realmente creare le condizioni perché qualcosa cambi?
Sono obiettivi molto diversi.
E producono inevitabilmente modi diversi di comunicare.
La qualità della comunicazione cresce quando smettiamo di considerarla un esercizio di precisione verbale e iniziamo a considerarla una responsabilità relazionale condivisa.
Perché possiamo scegliere con attenzione ogni parola.
Possiamo essere convinti di essere stati chiari.
Possiamo avere le migliori intenzioni.
Ma alla fine, nella relazione con l’altro, resta una domanda fondamentale:
E forse è proprio questa la domanda che può cambiare il modo in cui comunichiamo con colleghi, collaboratori, clienti e persone che lavorano insieme a noi.
Quando comunichi, sei concentrato su ciò che vuoi dire o su ciò che l’altro sta realmente comprendendo?
Se ti senti pronto/a e riflettere su questi argomenti e lavorarci insieme, Contattami!
